Tăng năng suất đại lý tiếp thị của bạn với quản lý dự án

Có thể quản lý thành công một dự án để hoàn thành là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một đại lý tiếp thị có thể có.

Nó có ý nghĩa quan trọng khi bạn cố gắng xây dựng một ngọn núi lửa cho một lớp học khoa học và nó vẫn còn quan trọng cho đến ngày nay, khi nhóm tiếp thị của bạn đã đến hạn chót.

Biết cách trở thành người lãnh đạo và đồng đội là điều cần thiết để nhìn thấy một dự án thông suốt đến cuối cùng.

Dưới đây là một số mẹo để tăng năng suất và hiệu quả của nhóm tiếp thị của bạn thông qua lăng kính quản lý dự án.

Lập kế hoạch

Điều này có vẻ hiển nhiên.

Tuy nhiên, lập một kế hoạch rõ ràng về các mục tiêu của dự án cho bạn và nhóm của bạn là bước đầu tiên. Dành thời gian trước cho việc lập kế hoạch mục tiêu, lịch trình, rủi ro tiềm ẩn và sử dụng các giải pháp làm sẵn như các mẫu tiếp thị sẽ tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí hơn trong suốt thời gian tồn tại của dự án.

Cần nỗ lực nhất quán để duy trì năng suất. Mục tiêu chính của bạn nên đảm bảo rằng nhóm của bạn di chuyển ít nhất một chút mỗi ngày bằng cách bám sát kế hoạch của bạn. Làm sâu sắc thêm khái niệm về năng suất trong khi sắp xếp các ưu tiên của nhóm với các mục tiêu chính của bạn là một cách tuyệt vời để bắt đầu quá trình lập kế hoạch của bạn.

Một số điều cần xem xét:

• Tầm nhìn tổng thể cho dự án của bạn là gì?
• Ai cần tham gia, và vai trò là gì?
• Ngày giao hàng cuối cùng là gì và làm cách nào chúng ta có thể tạo dòng thời gian hoạt động ngược lại so với ngày đó?

Là một nhà lãnh đạo, bạn muốn nhóm của mình làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Điều này có nghĩa là có tất cả mọi người trên cùng một trang. Việc phát hiện ra một thành viên trong nhóm bị trượt điểm do thiếu hiểu biết là một bước lùi dễ dàng tránh được.

Khi mọi người đã rõ về kết quả cuối cùng, nhóm của bạn nên có một kế hoạch trò chơi. Cách tiếp cận là gì? Điều này dẫn chúng ta đến:  

Phương pháp đến sự điên rồ

Thay vì dành thời gian quý báu để nghĩ ra một phương pháp tiếp cận phù hợp cho tất cả các dự án của bạn khi chúng bắt đầu, có một thành công đã được chứng minh là gắn bó với một phương pháp nhất quán mà nhóm của bạn đã chuẩn bị ngay lập tức.

Mặc dù sử dụng các phương pháp riêng lẻ có thể hiệu quả, nhưng việc có một hệ thống mà cả nhóm sử dụng lặp đi lặp lại rất hữu ích vì một số lý do:

• Nó tiết kiệm thời gian trả trước vì mọi thành viên đã biết quy trình cơ bản và các bước liên quan.
• Nó làm cho kết quả đồng nhất và dễ đoán hơn.
• Nó cho phép nhóm tinh chỉnh hệ thống của mình theo thời gian khi họ nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của nó.
• Nó cho phép nhân viên sử dụng lại một số công việc của họ.

Có nhiều loại phương pháp luận khác nhau cần xem xét.

Tìm ra người phù hợp với nhóm của bạn có thể giúp bạn đảm nhận nhiều công việc hơn và đạt được nhiều thành công hơn trong quá trình này.

Các phương pháp khác nhau có điểm mạnh và điểm dự phòng riêng. Biết về chúng và cách nhóm của bạn hoạt động sẽ giúp bạn thực hiện chúng.

Dưới đây là một số phổ biến nhất.

Nhanh nhẹn

Phương pháp Agile đề xuất chia nhỏ các dự án lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và sắp xếp thứ tự ưu tiên từ đó.

Nó cho phép các nhóm làm việc đồng thời trên các nhiệm vụ khác nhau trong cùng một dự án. Ngoài ra, nó cho phép tiết kiệm thời gian và sản xuất công việc trong thời hạn đã định.

Nói cách khác, nó cho phép nhóm tiếp thị của bạn làm việc theo một cách tiếp cận nhanh nhẹn hơn, đây là chìa khóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì các dự án trong ngân sách.

Thác nước

Phương pháp này hướng đến việc thu thập kết quả chứ không phải là một thời hạn tự áp đặt. Nếu bạn phải viết mười lăm trang về các quảng cáo chiêu hàng có thể có, thì không có gì khác có thể xảy ra cho đến khi nhiệm vụ đó hoàn thành. Điều đó có nghĩa là bạn có thể xem lại thời gian mà bạn đã phân bổ cho nhóm của mình để đảm bảo rằng mười lăm trang đó đã hoàn thành.

Phương pháp Waterfall giữ cho nhóm của bạn tập trung và có động lực cũng như khuyến khích tất cả các nhiệm vụ được tập trung hết sức cho đến khi hoàn thành.

Tuy nhiên, điều này có thể không phù hợp nhất cho các dự án tiếp thị của bạn. Một trong những hạn chế tiềm ẩn là tính cứng nhắc của nó trong lĩnh vực sáng tạo.

Biết những cạm bẫy phổ biến

Chuẩn bị cho thành công có nghĩa là nhận thức được những điều có thể khiến nhóm của bạn đi chệch hướng. Những điều này cũng có vẻ hiển nhiên, nhưng chúng phải được chú ý để giữ cho dự án của bạn không đi đến thảm họa.

Sự cố liên lạc

Thành công phụ thuộc vào giao tiếp tốt.

Mọi thông điệp từ lãnh đạo đến nhóm hoặc khách hàng cần phải tốt nhất có thể. Thật dễ dàng để biết những nơi có thể bị giảm dòng, đặc biệt là khi mọi người đều bận rộn hơn. Các mục tiêu có thể bị hiểu nhầm và do đó không được phân phối chính xác.

Thiết lập một phương thức giao tiếp rõ ràng cho tất cả mọi người chắc chắn sẽ nâng cao mức độ thành công cho dự án của bạn.

Khối bản địa có trọng âm trong giao tiếp bên trong GanttPRO

Quá tự tin

Đây là một cái bẫy dễ dàng cho người đứng đầu dự án mới đúc.

Rõ ràng, bạn muốn vượt quá mong đợi và đóng đinh dự án đầu tiên ra khỏi cổng. Nhưng đề xuất một thời hạn táo bạo hoặc một ngân sách thắt chặt hơn chỉ để gây ấn tượng với khách hàng của bạn sẽ cản trở dự án và nhóm.

Sử dụng các mẹo đã đề cập ở trên như lập kế hoạch, giao tiếp và có phương pháp quản lý dự án rõ ràng sẽ giúp bạn phác thảo cách tiếp cận thực tế đối với một dự án và khách hàng mới .

Đặt trước các kỳ vọng để bạn có thể thu hút khách hàng và đảm bảo các dự án trong tương lai.

Nhận ra thất bại

Việc có thể nhìn thấy các dấu hiệu của một dự án thất bại có thể giúp nhóm của bạn không tiếp tục đi vào một vòng xoáy đi xuống và tránh nó trong tương lai.

Cảnh giác với các thành viên trong nhóm thường xuyên kéo quá giờ. Điều này có nghĩa là họ có quá nhiều thứ trên đĩa hoặc có lẽ không hiểu hết nhiệm vụ.

Cạm bẫy quản lý dự án phổ biến này có thể dẫn đến tinh thần làm việc nhóm giảm sút và bỏ lỡ thời hạn cần thiết cho sự thành công của dự án của bạn. Giống như cát lún, bạn có thể đột nhiên thấy nhóm của mình quá khó và khách hàng của bạn đồng thời thất vọng.

Bằng cách thực hiện các kỹ thuật này và luôn đi trước các dấu hiệu cảnh báo, bạn sẽ thiết lập nhóm của mình để đạt được thành công trước cả khi bạn bắt đầu.