Phương pháp gắn kết đội ngũ nhân sự trong bố cảnh làm việc từ xa

I.VẤN ĐỀ

• Nhân sự không trao đổi với nhau thường xuyên với nhau gây ra khoảng cách, khó làm việc với nhau khi không trao đổi để hiểu nhau hơn.

• Có vấn đề xảy ra đồng đội không biết để hỗ trợ gây châm trễ và để trôi thậm chí là quên công việc.
• Một người không có động lực làm việc gây ảnh hưởng KPI cả team dẫn đến những người khác bị điểm KPI thấp dần dần team gây mất đoàn kết.
• Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống làm việc rõ ràng, phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm.
• Thiếu sự tương tác trực tiếp dẫn đến sự mất kết nối và thiếu gắn bó giữa các nhân sự.
• Không có những công cụ hỗ trợ, nhà quản lý chỉ có thể nhận báo cáo từ xa qua tin nhắn, qua mail; các cuộc họp online thì rất khó để theo dõi và biết chính xác sự chủ động và mức độ trung thực khi làm việc ở nhà của nhân viên. Nếu không sát sao hàng ngày, hàng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả.
• Ngồi làm việc khắp nơi khiến nhân sự rất khó khăn để chia sẻ các kiến thức này với nhau – đôi khi là những thông tin nóng, cập nhật mới nhất của thị trường.
• Tôi thấy việc truyền tải thông tin của cả tổ chức khó có thể đảm bảo tính chặt chẽ cũng như cập nhật liên tục đến từng thành viên. gây ra việc nhân sự bị miss thông tin => Làm việc nhóm kém hiệu quả.
• Năng suất trong giờ làm việc thực sự có thể là một thách thức khi mà xung quanh có quá nhiều thứ chi phối – bị bao quanh bởi đồ đạc cá nhân và những lời nhắc nhở về việc nhà => khó để tập trung.
• Giờ giấc ở nhà không giống như đi làm khiến một số đầu công việc bị bỏ sót. Nhân sự sẽ cho phép bản thân được thư thái hơn như ngủ dậy muộn hơn, để công việc đến cuối ngày, không tập trung => Chất lượng công việc thấp.
• Hiểu lầm trong giao tiếp do không gặp mặt trực tiếp. Nhắn tin qua gây ra tình trạng không hiểu nhau dẫn đến làm sai vấn đề.
• Không thường xuyên tham gia các buổi bão não team, không tận dụng được những nguồn kiến thức của nhau.
• Người quản lý không có khả năng gắn kết team hay tạo ra những buổi chia sẻ đơn giản về vấn đề trong công việc, trong cuộc sống.
• Nhân sự không có tính tự giác khi làm việc từ xa => vừa làm vừa chơi gây ảnh hưởng năng suất.
• Các thành viên trong team đổ lỗi cho nhau, đổ lỗi do quản lý không phân công hay đưa ra rõ ràng công việc.

• Doanh nghiệp không có chính sách hỗ trợ nhân sự khi làm việc tại nhà >> Nhân sự không có niềm tin tiếp tục công việc.
• Doanh nghiệp không quan tâm đời sống của nhân sự: Tự động cắt giảm lương, cắt giảm phúc lợi trong khi nhân sự không đủ năng lực kinh tế để duy trì cuộc sống.
• Đội ngũ quản lý cấp trung không hiểu đúng về vai trò cũng như trách nhiệm của mình trong tổ chức. Các thành viên trong đội nhóm không được đối xử công bằng, không được hỗ trợ hay giải quyết vấn đề khó khăn từ chính quản lý của mình cũng gây những ức chế làm giảm hiệu quả công việc.
• Doanh nghiệp không có hệ thống truyền thông nội bộ, các chương trình gắn kết nhân sự như chơi minigame, cùng nhau quay video làm việc tại nhà, động viên ae…
• Không tự giác làm việc , làm tại nhà có quá nhiều vấn đề khiến không tập trung
• Khó kết nối với nhau để công việc trơn tru
• Công ty không có chuẩn bị kịch bản cho tình huống làm việc online tại nhà : Quy định về trang thiết bị, công cụ kết nối, quy trình phối hợp các bộ phận, tài liệu hướng dẫn khi làm việc online tại nhà
• Công ty không có công cụ để kết nối các thành viên trong phòng ban, công ty với nhau dẫn tới nhân viên làm việc ở nhà thiếu tính kỷ luật, không có không gian, nhiều cám dỗ ảnh hưởng công việc
• Lãnh đạo cũng không kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc của anh em khi làm việc online tại nhà

II.GIẢI PHÁP

• Người quản lý trực tiếp phải đóng vai trò mắt xích trong việc gắn kết, động viên nhân viên, giúp nhân viên hiểu được cách làm việc như thế nào cho hiệu quả, những khó khăn mà công ty đang gặp phải để có thể kề vai sát cánh.
• Xây dựng các cách thức giao tiếp hằng ngày: Vd cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập hay là 1 cuộc họp nhóm nhanh đầu giờ nếu công việc theo nhóm,…điều quan trọng là việc này phải thường xuyên và đều đặn, để giúp mọi thành viên hiểu rằng họ luôn được hỗ trợ kịp thời.
• Sự minh bạch trong chính sách giúp người lao động yên tâm làm việc => giúp nhân sự có động lực cống hiến.
• Tôi thấy để gắn kết phải thường xuyên trao đổi qua zoom, google meet. Nói chung cú phải nhìn thấy mặt nhau mới giúp nhân sự có động lực làm việc được. Nói chuyện trao đổi với đồng nghiệp thôi cũng hiệu quả rất nhiều.
• Lắng nghe kịp thời những “stress”, những khó khăn, bức bối của thành viên và đồng cảm với họ. Giúp nhân sự tìm ra nguyên nhân và tìm ra giải pháp đánh bay những stress để tập trung cho công việc.
• Có hệ thống giao việc cụ thể gắn KPI cá nhân vào KPI đội nhóm giúp tất cả thành viên trong team cùng hướng đến 1 mục tiêu chung, tăng sự cam kết.
• Có sự giao tiếp thường xuyên với nhân sự, xây dựng một bảng tiến độ công việc để có thể quan sát và phát hiện các vấn đề mà nhân sự gặp phải trong quá trình làm việc, để từ đó có những phương án giải quyết => Nhân sự làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
• Xây dựng chế độ đãi ngộ hấp dẫn, nhưng cần phải được xây dựng dựa trên các tiêu chí cụ thể, gắn với năng suất, năng lực cũng như kết quả công việc của từng vị trí. Việc này sẽ vừa đảm bảo được tính công bằng, vừa khích lệ, thúc đẩy sự gắn kết giữa các cá nhân với tập thể.
• Xác định động lực làm việc cho nhân viên. Động lực này bao gồm động lực bên trong và động lực bên ngoài.

Đông lực bên trong: Giúp nhân viên tự tạo động lực ghi nhận thành quả của nhân viên sau 1 tuần hay 1 ngày làm việc.

Động lực bên ngoài: Các quy định, các yêu cầu công việc, KPI để nhân viên tự thấy trách nhiệm và có động lực, mục tiêu phấn đấu.

• Đào tạo nhân sự kỹ năng làm việc tại nhà và teamwwork nâng cao năng suất lao động, tạo những buổi truyền cảm hứng,..
• Chi tiết hoá tất cả các công việc theo từng cấp độ. Bắt đầu là dự án > nhóm công việc > công việc > công việc con hoặc checklist cụ thể. Mỗi cấp nhỏ nhất sẽ được giao cho một cá nhân, với một timeline cố định.