VẤN ĐỀ
Buổi sáng chia sẻ đưa ra các nguyên nhân hay vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi nhân sự không hoàn thành KPI như sau:

1.  Chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân Đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật Ban lãnh đạo đặt ra.

3. Nếu KPI không thay đổi qua những giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi sự kiểm soát của nguồn lực nhân sự.

4.  Hiểu sai về KPI: chỉ hiểu KPI là công cụ đánh giá đơn thuần, với mục đích là xác lập và đo lường kết quả thực hiện của nhân viên vào cuối kỳ đánh giá, trong khi bản chất của KPI là một công cụ quản trị chiến lược từ việc xác lập mục tiêu – theo dõi quá trình thực hiện – cảnh báo hiệu suất để cải tiến – điều chỉnh mục tiêu kịp thời

5. Khi xây dựng KPI với quá nhiều quy trình chuẩn hóa trong thẻ điểm cân bằng, xác lập rất chặt chẽ quy trình giữa các đơn vị và cá nhân, trong khi lại không chú trọng xác lập hệ thống mục tiêu của các quy trình đó, hay kết quả của các quy trình đó không lượng hóa được >>> KPI khó đạt

6.  hệ thống khi triển khai chưa có được sự nhất quán, tạo thành một văn hóa ; chưa được sự đồng thuận của đội ngũ quản lý 

7.  KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới rủi ro về thời gian. Mơ hồ về giới hạn thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản, giảm tinh thần làm việc của nhân viên.

8.  Xây dựng KPI không gắn liền với mục tiêu chung của doanh nghiệp

9.  Các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART=> hiệu quả kém > khó thực hiện

10. Truyền thông về KPI chưa đủ rộng rãi. Triển khai KPI nhưng không nhận được sự đồng thuận của nhân viên, gây ra hệ luỵ không tốt cho cả hệ thống.

11. Hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp.

12.  Thiếu người quản lý đủ năng lực để theo dõi, giám sát và đưa ra những cảnh báo kịp thời khi triển khai hệ thống KPI.

13. Quy trình xây dựng KPI rườm rà nhưng không tập trung vào hệ thống mục tiêu của quy trình.

14. Năng lực thực tại của đội ngũ nhân viên không đủ để đạt được KPI đã đề ra.

15. Nhân sự xem KPI như một công cụ của quản lý giám sát mình chứ không phải công cụ để bản thân mình theo dõi kết quả của chính mình để cải tiến

16.   Nhân sự không hiểu rõ mục đích, mục tiêu khi nhận được KPI từ cấp trên xuống => Thiếu thông tin => Không tập trung nguồn lực, không làm những công việc quan trọng

17.  Chưa có sự gắn kết, nhất quán giữa các nhân sự trong quá trình triển khai KPI

18.  Đặt KPI cá nhân tách riêng => nhân sự làm việc riêng lẻ, không giúp đỡ nhau >> hiệu quả thấp

19. KPI dễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản. Tình trạng này dễ dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, cấp trên.

20. Việc xác lập hệ thống tiêu chí, xác lập mục tiêu chưa rõ ràng, các thước đo cũng như chỉ tiêu đánh giá không phù hợp

21. Doanh nghiệp thiếu sự chuẩn bị tốt các nguồn lực để thực hiện, phân bổ nguồn lực chưa hợp lý

22. KPI không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp khi sao chép nguyên mẫu các chỉ tiêu KPI của đơn vị khác

23.  KPI đặt ra quá cảm tính, bố lý thuyết. Không chỉ ra được kết quả cuối cùng cần đạt được là gì hoặc thời gian thực hiện là bao lâu;…làm cho nhân viên tiếp nhận cho có, khó thực hiện được vì không biết bắt đầu từ đâu và cần làm gì.

24. KPI không rõ ràng dễ làm cho nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc.

25. Truyền đạt KPI với nhóm không hiệu quả

26.  Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí>> Điều này khiến cho NS phân tán nguồn lực, mất tập trung vào chỉ tiêu trọng yếu

27.  Giao chỉ tiêu không dựa trên khả năng kiểm soát của bộ phận/cá nhân => Không phân bổ đúng nguồn lực, hiệu quả thấp

28. Giao chỉ tiêu KPI không gắn với hệ thống giao việc theo chuẩn -> làm lãng phí nguồn lực khi có sự chồng chéo, lặp lại trong thực hiện một công việc

29. Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng => NS không được tính lương theo KPI => Thiếu động lực để đạt KPI

GIẢI PHÁP
Buổi chiều các thành viên thảo luận đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp Truyền thông nội bộ hiệu quả - gắn kết tập thể như sau:

1. Khi đề ra KPI cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem KPI mình đã có đủ các tính chất sau chưa: rõ ràng, đo lường được, giao phó được, làm được, thực tế, trong một mốc thời gian nhất định

2. Khuyến khích và động viên nhân viên thường xuyên trong công việc là một cách hiệu quả giúp bạn hoàn thành tốt KPI, vừa góp phần tối ưu hiệu suất lao động mà cũng là cách tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn

3. KPI cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

4. Đào tạo nhân sự kỹ năng quản trị mục tiêu, hướng sự tập trung, nỗ lực làm việc của nhân viên vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, có giới hạn thời gian)

5. KPI cần liên kết với chiến lược kinh doanh; điều này sẽ tạo ra những chỉ tiêu tập trung vào phần có tác động mạnh mẽ nhất đến sự thành công của công việc/dự án và phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp.

6. Đào tạo nhân sự kỹ năng  Phương pháp theo dõi các sự việc quan trọng để từ đó biết tập trung vào những công việc then chốt, hoàn thành mục tiêu

7.  Xây dựng KPI và quản lý trên các phần mềm, hệ thống

8. Chế đội đãi ngộ công bằng với từng cấp bậc nhân viên, lương thưởng xứng đáng với kết quả hoàn thành KPI => động lực để NS phấn , cách giúp nhân viên xác định rõ mục tiêu về thu nhập và tự mình có động lực, kế hoạch để đạt được mục tiêu đề ra.

9. Kết hợp KPI với quản trị mục tiêu OKR

10. Lắng nghe các ý kiến và suy nghĩ của nhân viên mình để kịp thời hỗ trợ, đưa ra các giải pháp cụ thể, điều chỉnh mức KPI sao cho phù hợp giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

11. Thiết lập KPI cá nhân gắn liền với mục tiêu của bộ phận, các chỉ tiêu của bộ phận phải gắn với KPI của công ty

12. Tổ chức đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên năng cao NSLD => tngw tỉ lệ hoàn thành KPI đồng thời giúp đánh giá khách quan năng lực của nhân viên, đề ra các mức độ khen thưởng xứng đáng, tạo động lực cho nhân viên làm việc.

13. Triển khai chính sách tăng thu nhập có sự ràng buộc, nhân sự muốn thăng tiến hay tăng lương cần hoàn thành chỉ tiêu KPI => tạo động lực

14. Có hình thức khen thưởng giá trị với những NS đạt chỉ tiệu KPI, hình thức kỉ luật với những cá nhân không đạt

15. Chia sẻ thẳng thắn về việc đặt ra KPI này cho NS với tiêu chí và mong đợi gì từ các cấp quản lý với kết quả công việc mà nhân viên sẽ làm được

16. Lên kế hoạch xây dựng KPI, đo lường thường xuyên hàng tuần hàng tháng, đánh giá để điều chỉnh phù hợp thực tế, năng lực nhân sự

17. Phân quyền cho nhân viên là cho phép nhân viên của mình đưa ra các quyết định và chịu trách nhiệm về công việc mà mình

18. Sao sát thời gian đầu: dạy dỗ - sửa chữa - dẫn dắt

19. Tích cực đặt câu hỏi để xác nhận rõ hơn mong muốn

20. Lập lịch báo cáo định kỳ, VD 1 tuần/lần, điều chỉnh liên tục nếu họ đi sai đường hoặc hỗ trợ khi vướng mắc, không để sát deadline.