Cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án là gì?

 

Cấu trúc phân tích công việc WBS đề xuất bản chất đồ họa giúp người quản lý dự án dự đoán kết quả dựa trên các tình huống khác nhau. Nó thường được mô tả như một cây định hướng kết quả bao gồm tất cả các thủ tục của dự án một cách có tổ chức. Tuy nhiên, WBS cũng có thể được hiển thị dưới dạng danh sách dạng bảng gồm các nhiệm vụ và phần tử trong cấu trúc Work Breakdown Gantt Charts.

Các nhà quản lý sử dụng WBS để chia nhỏ các dự án của họ thành các thành phần dễ quản lý. Thật dễ dàng để làm điều đó bằng cách sử dụng mẫu Biểu đồ Gantt . Các thành phần này tiếp tục được phân rã cho đến khi có thể chỉ định một người được yêu cầu trong nhóm.

5 lý do để tạo Cấu trúc phân chia công việc:
  • Nó giúp tổ chức dự án chính xác.
  • Nó hỗ trợ trong việc mô tả phạm vi dự án cho các bên liên quan.
  • Nó giúp phân bổ trách nhiệm.
  • Nó hiển thị các mốc quan trọng của dự án và tất cả các điểm cần kiểm soát.
  • Nó cho phép ước tính chi phí, rủi ro và thời gian một cách chính xác.
Phần tử WBS là gì?

 

Theo bản chất phân cấp của quy trình phân tích, có những cấp độ cụ thể phải được áp dụng để giúp quản lý dự án của bạn dễ dàng hơn.

Một hệ thống phân tích thực sự phải chứa mỗi thành phần (hoặc phần tử) sau:

  • Một tuyên bố tầm nhìn dự án.
  • Các giai đoạn của dự án phụ thuộc vào quy mô dự án.
  • Nhiệm vụ với đồ dùng được giao.

Các thành phần này có thể có tên khác nhau, tùy thuộc vào công ty.

5 bước để phát triển một cấu trúc phân chia công việc đơn giản

 

Để đạt được các mục đích của dự án một cách đúng đắn, bạn cần phải tuân theo một cách cụ thể để thực hiện một hệ thống phân tích.

Bắt đầu với tầm nhìn dự án và tuyên bố ở đầu hệ thống phân cấp. Phác thảo tất cả các nhiệm vụ cần thiết sẽ bao gồm các sản phẩm được giao.

Trên thực tế, quá trình lập kế hoạch cùng với việc xác định tầm nhìn và vạch ra các sản phẩm được giao cần có sự nỗ lực của cả nhóm. Tuy nhiên, mỗi người phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện cụ thể mọi nhiệm vụ.

1. Xác định và mô tả tuyên bố dự án

Nó có thể chỉ là một câu hoặc đoạn văn sẽ mô tả tầm nhìn và chức năng của dự án trong giai đoạn cuối cùng. Giai đoạn cấu trúc phá vỡ này là tầng hầm của bất kỳ dự án nào và nó thường được phát triển bởi cả nhóm.

2. Đánh dấu tất cả các giai đoạn cần thiết

Sau khi bước đầu tiên hoàn thành, đã đến lúc hoàn thành các giai đoạn.

Có thể, bạn sẽ phải chia phạm vi thành nhiều giai đoạn tùy thuộc vào tính chất của dự án của bạn. Thông thường, nó phụ thuộc vào yêu cầu của dự án, cơ hội ngân sách và khung thời gian.

3. Tạo sản phẩm phân phối (kết quả cuối cùng)

Phác thảo tất cả các công việc phải hoàn thành trong mọi giai đoạn. Các giai đoạn của bạn nên có kết quả cuối cùng. Bạn cần đạt được chúng trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Mỗi có thể phân phối cũng phải có tuyên bố mô tả các mục tiêu và chức năng của nó.

4. Chia các sản phẩm được giao thành các nhiệm vụ có thể quản lý được

Sau khi tạo các câu lệnh phân phối, đã đến lúc thêm một cấp khác của hệ thống phân cấp để đếm chi tiết. Các nhiệm vụ của dự án nên được thiết kế thành các phần. Một thành viên trong nhóm hoặc một nhóm nhỏ sẽ có thể dễ dàng quản lý chúng.

5. Chỉ định mọi phần

Việc phân công từng phần có thể quản lý là giai đoạn cuối cùng của hệ thống phân cấp. Một thành viên trong nhóm được yêu cầu sẽ chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ cụ thể. Họ sẽ tham gia vào từng phần công việc sẽ dẫn đến kết quả tương ứng.

 

Tại sao sử dụng Cấu trúc phân chia công việc?

Làm việc với WBS, bạn sẽ tìm thấy nhiều lợi thế thiết yếu. Điểm quan trọng là ngân sách dự án có thể được phân bổ cho các giai đoạn cao nhất của hệ thống sự cố.

Bạn có thể phát triển ngân sách và lịch trình bằng cách phân bổ chi phí và ước tính thời gian cho các phần cụ thể của Cơ cấu phân chia công việc.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng WBS:

  • Nó cho thấy tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án.
  • Nó hình dung hoạt động của từng thành viên và vai trò của họ trong toàn bộ dự án.
  • Nó giúp giao tiếp và cộng tác trong các nhiệm vụ.
  • Nó giúp tránh những thay đổi và rủi ro như bị bỏ lỡ thời hạn, phạm vi thay đổi, v.v.
  • Nó góp phần vào việc ước tính chi phí, phân bổ nguồn lực và cải tiến quản lý thời gian.

 

10 lợi ích của Cơ cấu phân chia công việc WBS đối với các nhà quản lý dự án

WBS đã trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm vì những lợi ích của nó mà các nhà quản lý dự án có thể áp dụng.

1. Sự gia tăng giao tiếp

Không quan trọng là dự án của bạn có hướng bên trong hay bên ngoài. Cấu trúc phân chia công việc bao gồm các hành vi giao tiếp trên mỗi bước.

2. Một lĩnh vực cho sự sáng tạo

Nghe có vẻ như một khuôn mẫu nhưng mọi người nghĩ rằng phát triển phần mềm chỉ là một lĩnh vực phân tích. Bạn có nhiều cơ hội để phát triển kỹ năng sáng tạo của mình. Trong khi xác định tầm nhìn dự án, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng WBS để đưa ra các bước sáng tạo để phát triển dự án.

3. Tập trung vào các mục tiêu cuối cùng

WBS giúp giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm tập trung vào mục tiêu cuối cùng. Nó giảm thiểu cơ hội thực hiện công việc không cần thiết vì phạm vi đã được xác định rõ ràng.

4. Tổ chức chi tiết

Mọi chi tiết đều được tính toán cẩn thận, đó là lý do tại sao không có gì bị mất trong dự án.

5. Phòng ngừa các vấn đề có thể xảy ra

Khi dự án đã sẵn sàng, một số vấn đề phụ có thể xảy ra. Cấu trúc phân chia công việc giúp cắt giảm chúng bằng cách xem xét tất cả các chi tiết của nhiệm vụ trước khi thực hiện.

6. Động não

Các nhà quản lý sử dụng cấu trúc để động não để tìm ra những ý tưởng và giải pháp hữu ích. Thật dễ dàng để liệt kê tất cả những suy nghĩ và ý tưởng và sau đó loại bỏ những suy nghĩ và ý tưởng không cần thiết. 

7. Các vấn đề về lập lịch trình

Với WBS, bạn có thể dễ dàng xác định sản phẩm nào đang bị chậm so với kế hoạch của mình. Nếu một số vấn đề bị tụt lại phía sau, thì điều hiển nhiên là cần phải thực hiện các thay đổi.

8. Quản lý rủi ro

Nếu bạn sử dụng WBS, bạn giảm thiểu và quản lý rủi ro ngay từ đầu. Nó dự đoán tất cả các yêu cầu và phân bổ các nguồn lực: tiền bạc, thời gian và lao động.

9. Phân bổ nhiệm vụ

Khi bạn chia nhỏ dự án của mình thành các nhiệm vụ có thể quản lý, việc giao những nhiệm vụ này cho những người được yêu cầu sẽ trở nên dễ dàng hơn.

10. Tính linh hoạt cho các đội khác nhau

Cấu trúc phân chia công việc WBS được sử dụng trong các môi trường và lĩnh vực khác nhau. Nó không quan trọng là đội lớn như thế nào. Cấu trúc WBS sẽ luôn hỗ trợ việc thực hiện dự án.

Ai có thể sử dụng WBS?

Thông thường, các nhà quản lý sử dụng cấu trúc trong các dự án thương mại, khu dân cư và xây dựng. Nó cung cấp cho các nhà đầu tư và khách hàng hiểu rõ hơn về mọi thứ đi vào quá trình phát triển dự án.

Tuy nhiên, phạm vi ứng dụng của nó thực sự rất rộng.

Graphical user interface Description automatically generated

Ví dụ, phát triển phần mềm được thực hiện bằng cách đưa ra một tầm nhìn và tạo ra nó dựa trên một danh sách các yêu cầu. Nó truyền đạt cho WBS các tính năng của công cụ lý tưởng để phát triển phần mềm.

Nếu chúng tôi cố gắng phân loại các nhóm có thể sử dụng các công cụ WBS, chúng tôi có thể nhận được danh sách sau:

  • Nhóm sáng tạo

Những người sáng tạo đánh giá cao hệ thống phân tích này vì nó cho phép họ động não cùng nhau.

  • Đội kỹ thuật

Các thành viên trong nhóm tập trung vào kỹ thuật như WBS vì nó luôn giữ quan điểm phân tích về phạm vi công việc của dự án và tiến trình của nó.

  • Nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng

Cấu trúc WBS thực sự tốt cho các chuyên gia phát triển phần mềm cho khách hàng vì nó đáp ứng được nhu cầu của họ. Nó cũng giúp tăng niềm tin của khách hàng vào đội của bạn.

  • Nhóm dự án nội bộ
  • Đội ở xa

Ví dụ, trong công cụ biểu đồ GanttPRO Gantt , bạn có thể tạo bao nhiêu dự án tùy thích với số lượng tác vụ không giới hạn.

Hơn nữa, mỗi nhiệm vụ có thể bao gồm các nhiệm vụ phụ tạo nên một nhóm các nhiệm vụ từ nó. Do đó, bạn có thể tạo dòng thời gian biểu đồ Gantt trực quan hiển thị WBS của dự án của bạn. Nhân tiện, bạn có thể so sánh biểu đồ Gantt với WBS .

Timeline Description automatically generated

Với GanttPRO, bạn có thể:

  • Tạo một WBS lý tưởng.
  • Phân công nhiệm vụ.
  • Quản lý tài nguyên và thành viên trong nhóm.
  • Cộng tác với những người tham gia dự án.
  • Theo dõi và ghi lại thời gian.
  • Và làm nhiều hành động khác!