Khi danh sách dự án, công việc cần xử lý quá dày đặc nhưng không được phân cấp theo thứ bậc rõ ràng sẽ khiến nhà quản lý rơi vào tình trạng khủng hoảng, khó hoàn thành công việc một cách dứt điểm. Vì thế việc sử dụng ma trận ưu tiên đã mang đến một giải pháp hữu hiệu cho việc sắp xếp quản lý công việc. Làm việc thông minh sẽ rút ngắn thời gian hoàn thành, tăng năng suất và cho kết quả tốt hơn rất nhiều so với kiểu làm việc tùy hứng. 

 

Muốn áp dụng hiệu quả ma trận ưu tiên quản lý công việc bắt buộc chúng ta phải phân tích xem xét mức độ tính chất của từng dự án công việc mà dự án đang và sẽ phải làm bằng các tiêu chí cụ thể để xem việc nào, dự án nào cần ưu tiên. Khi đã đánh giá đúng tầm quan trọng của từng nhóm công việc nguồn nhân lực, chi phí và thời sẽ được tập trung giải quyết vấn đề đó trước nhất. Từ đó hoàn thành công việc đúng thời gian đúng yêu cầu và mục tiêu đã đề ra.

 

Lợi ích của quản lý công việc với ma trận ưu tiên:

  • Biết cách sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên.
  • Quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp công việc theo hướng khoa học và khả năng xử lý của người đảm nhận.
  • Loại bỏ các công việc, dự án không cần thiết và giảm áp lực cho doanh nghiệp.

 

Ma trận quản lý ưu tiên Prioritization Matrix: Đây là ma trận quản lý ưu tiên đơn giản được xây dựng dựa trên 2 đặc tính của công việc là quan trọng và cấp thiết từ đó sẽ nhóm các công việc xem việc gì cần làm trước việc gì cần làm sau và việc gì không cần phải làm. 

Để sử dụng mô hình này nhà quản lý cần thực hiện:

  • Lên danh sách các công việc cần phải làm, ghi chú tại sao cần phải làm công việc đó và nếu không hoàn thành hậu quả là gì?
  • Đánh giá tính chất công việc và chia danh sách thành 2 mức độ: quan trọng cao và quan trọng thấp và đưa danh sách công việc đã liệt kê vào 2 nhóm.
  • Trong mỗi nhóm đã chia ở trên tiếp tục chia thành 2 nhóm nhỏ “ khẩn cấp cao” và “khẩn cấp thấp”.
  • Từ bốn nhóm đã chia được ở trên gán số thứ tự vị trí ưu tiên cần làm, trong đó số nhỏ hơn thì mức độ ưu tiên cao hơn. 

 

 

4 nhóm công việc:

  • Tầm quan trọng cao tính khẩn cấp cao (1) : Đây là những công việc cần phải hoàn thành ngay lập tức, cần thiết phải huy động toàn bộ nguồn nhân lực gấp rút thực hiện. Chậm trễ có thể dẫn đến việc dự án công việc bị huy bỏ. 
  • Tầm quan trọng cao tính khẩn cấp thấp (2): Nhóm việc này sẽ làm ngay sau nhóm công việc (1) dù chưa cần hoàn thành ngay nhưng cũng khá quan trọng. 
  • Tầm quan trọng thấp tính khẩn cấp cao (3)
  • Tầm quan trọng thấp tính khẩn cấp thấp (4)

 

Áp dụng ma trận ưu tiên nhanh chóng giúp chúng ta thoát ra khỏi những băn khoăn không biết nên làm cái nào trước cái nào sau và bắt đầu từ đâu. Từ mô hình trên công việc có thể bắt đầu được triển khai và hoàn thiện nhanh chóng.

Đỗ Đức Nam, F1 Plus Team.