Tạo tóm tắt dự án Điểm khởi đầu cho bất kỳ dự án nào
Tóm tắt là gì?
Bản tóm tắt là một tài liệu đơn giản phác thảo tóm tắt các ý tưởng dự án của bạn. Nó làm nổi bật tất cả các mốc quan trọng và chỉ ra những công việc cần phải hoàn thành.
Tóm tắt mẫu thường được liên kết với các đề xuất dự án, tóm tắt, phân tích hoặc phạm vi tài liệu công việc.
Làm thế nào để tôi viết một bản tóm tắt?
Một bản tóm tắt mẫu xác định các yêu cầu của khách hàng chính đối với các nhiệm vụ.
Thông thường, các dự án bắt đầu với tài liệu này. Khách hàng nên gửi thông tin ngắn gọn cho người quản lý với tất cả các chi tiết. Theo dữ liệu được cung cấp, có thể dễ dàng bắt đầu thực hiện dự án và thảo luận về các chi tiết.
Bất kỳ bản tóm tắt hữu ích nào cũng phải chứa tất cả các điểm chính và cột mốc quan trọng.
Không có bất kỳ mẫu ngắn gọn duy nhất nào và bạn có thể tự do tạo tài liệu của riêng mình dựa trên yêu cầu và nhu cầu của mình. Các dự án khác nhau (chẳng hạn như phát triển web hoặc di động, thiết kế, PR, hậu cần, v.v.) yêu cầu các bản tóm tắt khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi muốn tổng hợp những ý tưởng cơ bản về cách tạo bản tóm tắt mẫu và mô tả những điểm quan trọng sẽ hữu ích cho bạn.
Trước khi viết một bản tóm tắt dự án: tiền xử lý chiến lược và các câu hỏi quan trọng
Nếu bạn quyết định tạo một mẫu ngắn gọn tuyệt vời cho người khác, bạn nên hiểu rằng sẽ mất hơn 5 phút.
Bạn nên ngồi xuống trong hòa bình và yên tĩnh và nghĩ xem ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và mọi thứ sẽ được sắp xếp như thế nào trong mẫu ngắn gọn của bạn.
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn mô tả ngắn gọn về khách hàng mẫu của mình:
- Tại sao dự án của bạn được thực hiện?
- Bối cảnh của vấn đề đã thúc đẩy bạn tiếp tục với mục tiêu của mình là gì?
- Những gì được yêu cầu?
- Mục tiêu và mục tiêu là gì?
- Cơ hội ngân sách của bạn là gì?
- Ai nên tham gia vào dự án của bạn?
- Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chịu trách nhiệm gì?
- Có những nguồn nào?
- Nhiệm vụ của bạn sẽ yêu cầu giám sát chi tiết?
- Khi nào dự án nên bắt đầu và kết thúc?
- Ngày cụ thể của từng đợt là bao nhiêu?
- Dự án nên được tiến hành ở đâu và như thế nào?
- Những phương pháp luận nào được yêu cầu để phân tích thông tin?
- Khung thời gian cho việc hoàn thành là gì?
- Những chỉ số hiệu suất nào có thể hữu ích trong việc đánh giá kết quả?
- Ai sẽ quản lý các yêu cầu báo cáo?
- Ai cần báo cáo cuối cùng?
Việc chuẩn bị mẫu ngắn gọn có thể được thực hiện dựa trên:
- Các trường hợp kinh doanh và thông tin hiện có khác mà bạn cần cho bản tóm tắt chiến lược.
- Khảo sát, thông tin địa điểm và phân tích chỗ ở hiện có.
- Hội thảo để thiết lập nhu cầu, kỳ vọng và ưu tiên.
- Phỏng vấn và đóng góp ý kiến từ các bên liên quan khác.
Làm thế nào để viết một mẫu tóm tắt dự án / thiết kế hiệu quả?
Các dự án tốt nhất được sinh ra từ các mẫu tóm tắt ý tưởng thành công được tạo ra để truyền cảm hứng cho những người thực hiện. Tài liệu này tập trung vào các kết quả mong muốn của bất kỳ dự án nào. Mục tiêu chính của bản tóm tắt dự án là cung cấp sự hiểu biết về những gì sẽ được hoàn thành. Và nếu bạn chuẩn bị nó, mục đích của bạn là cung cấp thêm thông tin chi tiết.
Bản tóm tắt thiết kế chiến lược giúp xác định phạm vi và các chi tiết chính của dự án sắp tới của bạn. Nó hướng dẫn một cách hiệu quả quy trình làm việc từ giai đoạn đầu hình thành đến khi hoàn thành.
Nếu người quản lý và khách hàng đã đạt được sự đồng thuận trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu, họ có thể sẽ tránh được nhiều sửa đổi không cần thiết hoặc "Chúng tôi đã không yêu cầu điều đó" trong và sau dự án.
5 lợi ích của việc sử dụng các mẫu ngắn gọn dành cho khách hàng giúp tìm kiếm sự đồng thuận trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu:
- Cung cấp thông số kỹ thuật thiết kế trả trước.
- Giúp xác định những điều “không nên có” và hiểu sở thích của khách hàng.
Các yếu tố chính của tóm tắt thiết kế
Tóm tắt mẫu có thể có nhiều kích cỡ và hình thức khác nhau tùy thuộc vào loại dự án. Nhưng có những yếu tố chung của bất kỳ bản tóm tắt thiết kế hiệu quả nào. Đây là tất cả những gì bạn cần biết về nó.
1. Sơ lược về công ty
Phần này phải có một cái nhìn tổng quan về công việc kinh doanh của khách hàng. Nó sẽ giúp nhóm làm việc hiểu khách hàng và thương hiệu.
Tất cả các chi tiết cần được đề cập ở đây, bao gồm tên, dòng sản phẩm, đặc điểm ngành, v.v. Sứ mệnh thương hiệu và danh sách các đối thủ cạnh tranh cũng có thể được bao gồm.
2. Tổng quan dự án
Phần này nên bao gồm mô tả dự án với tất cả các chi tiết có thể có và cái nhìn về phạm vi và quy mô của dự án. Bạn nên làm rõ nếu khách hàng của bạn xây dựng một cái gì đó mới hoặc thiết kế lại một cái gì đó đã tồn tại.
3. Mục tiêu / mục tiêu
Mục đích dự án phải là một tuyên bố rõ ràng và có thể đo lường được về các kết quả kinh doanh mà dự án phải đạt được. Nó phải làm nổi bật những kỳ vọng về những gì bạn hy vọng đạt được.
Dự án có thể không bao giờ được thực hiện vì không có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng.
4. Đối tượng mục tiêu
Trong nhiều trường hợp, việc phát triển sự hiểu biết vững chắc về những người dùng sẽ tương tác với sản phẩm là vô cùng quan trọng. Bạn có thể được cung cấp các nghiên cứu liên quan về đối tượng mục tiêu của khách hàng. Nhưng đôi khi bạn sẽ cần phải tự nghiên cứu.
Nghiên cứu đối tượng này phải bao gồm độ tuổi, giới tính, thói quen và sở thích của người dùng.
Ví dụ: mục đích của dự án toàn cầu là xem xét, thiết kế lại và mở rộng một trong các trang web.
Những gì bạn thực sự cần là làm mới thiết kế, cải thiện chất lượng nội dung và thực hiện kế hoạch nội dung, tăng doanh thu với sự trợ giúp của mua sắm trực tuyến, v.v.
Nhiệm vụ của trang là thông báo cho những người quan tâm đến việc tìm kiếm thông tin về sản phẩm của khách hàng (có thể nói là thiết bị y tế). Mục đích thứ yếu là tăng doanh thu.
Trang web phải là một công cụ giao tiếp hữu ích và phải đạt được các mục tiêu sau:
- để quảng bá hình ảnh tích cực của công ty và thiết bị;
- để giúp tìm kiếm thông tin cần thiết thông qua các nghiên cứu điển hình và các bài báo;
- để tạo ra một kênh thông tin cho khán giả;
- để cung cấp thông tin cho các đối tác và nhà tài trợ;
- để tạo ra doanh thu thông qua bán hàng trực tuyến.